Gestão documental

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A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.

A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.

Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato electrónico. Numa segunda fase os documentos em formato electrónico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a de um sistema de busca, por exemplo, o Google.

Vantagens na sua utilização[editar | editar código-fonte]

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilização são as seguintes:

  • Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
  • Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos electrónicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel;
  • Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;
  • Digitalização dos documentos;
  • Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;
  • Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida;
  • Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
  • As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

Casos de aplicação[editar | editar código-fonte]

A Gestão Documental quer seja electrónica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações.

As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

  • Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
  • Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)
  • Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)
  • Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)
  • Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente)
  • Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)
  • Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
  • Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

Ligações externas[editar | editar código-fonte]