Mailing

O mailing é uma lista de contatos com e-mail, nome, endereço, telefone fixo, número do celular e outros dados de pessoas físicas ou jurídicas. Essa lista permite que empresas entrem em contato com essas pessoas ou outras empresas para diversos fins.

Inicialmente, a expressão mailing surgiu para denominar uma correspondência pelo correio e provém do termo "mail" - que, em inglês, significa correio.

Origem de listas de mailing

Quando as empresas precisam prospectar clientes, elas podem usar campanhas de captação de contatos através do inbound marketing, usando as páginas de conversão.

Ou seja, atraindo a atenção do potencial cliente oferecendo algum desconto ou material exclusivo em troca de informações como nome e e-mail, por exemplo.

Mas, caso a empresa não tenha uma estratégia de atração de compradores, ela pode fazer a compra de listas de e-mails já prontas.

Existem diversas empresas que oferecem esse serviço, porém é preciso tomar muito cuidado ao fazer essa compra. Afinal, essas listas podem ser formadas por contatos desatualizados ou inválidos, o que pode causar o não envio dos e-mails e causar o bloqueio do servidor remetente.

O ideal é investir em uma compra de e-mails segura, com dados atualizados e que seja aderente à Lei Geral de Proteção de Dados - atualmente em vigor em todo território nacional.

O que é o bloqueio do servidor de e-mail e como evitar

O sistema de entrega de e-mails é avaliado por filtros, que analisam as mensagens e as classificam como confiáveis ou como fonte de spam.^{[carece de fontes]}

Esses filtros, basicamente, leem as mensagens recebidas pelo usuário e usam padrões para pontuar a mensagem - o que irá classificá-la como spam ou não.

Entre esses padrões, os que configuram uma mensagem como spam são:

• e-mails enviados para um grande volume de pessoas de uma só vez
• Uso de fontes na cor vermelha
• Abuso do uso de pontos de exclamação
• Linhas de assunto usando a palavra teste
• Título com todas as letras em maiúsculo
• Presença dos termos “Clique aqui”, “Free”, “Não perca essa oportunidade” no corpo ou assunto do e-mail
• e-mails com uma imagem em tamanho grande com pouco ou nenhum texto
• Código HTML^{[carece de fontes]} com falhas.

Além disso, se os contatos não forem devidamente validados, os e-mails correm o risco de serem enviados de volta, o que - quando ocorre em grande escala - pode disparar o que é chamado de bounce.

O que é bounce?

O bounce representa a não entrega de sua mensagem de e-mail. Quando isso acontece, o remetente recebe uma notificação automática da falha na entrega. Essa falha se origina do servidor de e-mail do destinatário por vários motivos.

Nessa notificação automática, o remetente será informado sobre:

• Data e hora em que a mensagem foi devolvida
• O servidor de e-mail que a devolveu
• Código RFC e motivo de rejeição em código (conforme a RFC, hard bounces são representados pelo código 5XX e os soft bounces pelo código 4XX, porém nem todos os ISPs^{[carece de fontes]} aderem a esse código de forma consistente, portanto, pode haver exceções).

Soft bounce x Hard bounce

A seguir, o detalhamento do que se trata um soft bounce e o que configura um hard bounce.

Soft bounce

Um soft bounce significa que o endereço eletrônico era válido e a mensagem chegou ao servidor de e-mail do destinatário. Porém, pode ter acontecido problemas como:

• A caixa de entrada estava cheia (o usuário ultrapassou o limite máximo)
• O servidor estava fora do ar
• A mensagem era muito grande para a caixa de entrada do destinatário.

Hard bounce

Um hard bounce ocorre quando a mensagem foi rejeitada permanentemente porque:

• O endereço de e-mail é inválido (não existe)
• Foi desativado, por exemplo, quando um colaborador deixa a empresa ou abandona uma conta de e-mail gratuita
• Contém um erro de digitação que o torna inválido (ou seja, digitar @ gmial.com em vez de @ gmail.com).

Caso esses problemas sejam recorrentes, o servidor pode bloquear seu domínio, enxergá-lo com má reputação e até bloquear seu banco de IPs.^{[carece de fontes]}

Boas práticas no mailing

Para que as ações (sejam de prospecção ativa ou passiva) sejam assertivas, é preciso aplicar algumas boas práticas simples:

Utilizar um sistema automatizado

Primeiramente, é fundamental ter uma ferramenta^{[carece de fontes]} confiável e segura para organizar os contatos, além de otimizar os envios e demais ações.

Com o suporte de uma plataforma completa, é possível:

• Fazer a captura de novos contatos, além dos que você já tem
• Realizar o gerenciamento dos endereços
• Programar envios para datas e horas específicas
• Efetuar a segmentação de contatos
• Personalizar a comunicação com os contatos, de acordo com sua posição na jornada de compra
• Acompanhar as métricas para analisar resultados e ajustar estratégias.

Fazer a segmentação das listas

Independente da origem das listas (compradas ou adquiridas através de páginas de captura^{[carece de fontes]}), é importante segmentar os contatos de acordo com suas características em comum.

Isso é importante - especialmente no cenário atual - porque assim a comunicação pode ser personalizada. Ou seja, o usuário receberá mensagens que são relevantes para sua necessidade específica, sua posição na jornada de compra e seu segmento. Sendo, portanto, fundamental para empresas que atendem a mais de um setor (especialmente as que atuam no modelo de negócios B2B^{[carece de fontes]}).

Mantenha apenas contatos validados em sua lista

Como os principais motivos de hard bounce são e-mails inválidos, procure sempre manter apenas os contatos válidos em sua lista.

Para isso, remova da lista todos os e-mails que “retornarem”. Para eliminar contatos inválidos, você também pode fazer a validação através de softwares específicos.

Personalize a comunicação e envie somente conteúdo relevante

Aspectos que disparam o soft bounce também precisam ser considerados, por isso:

• Evitar enviar e-mails para um grande volume de pessoas de uma só vez
• Não usar cor vermelha em nenhuma parte das suas mensagens
• Evitar o uso exagerado de pontos de exclamação
• Não enviar linhas de assunto usando a palavra “teste”
• No título, reduzir o uso de letras maiúsculas a apenas uma palavra
• Evitar termos como “Clique aqui”, “Free”, “Não perca essa oportunidade” tanto no corpo como no assunto do e-mail
• Não enviar e-mails com uma imagem grande e com pouco ou nenhum texto
• Sempre procurar e eliminar falhas no código HTML da mensagem.

Ver também

• Publicidade
• E-mail marketing