Auditoria Operacional

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AUDITORIA OPERACIONAL

Atualmente, as organizações enfrentam vários desafios, por exemplo, as suas transações organizacionais crescem em volume e complexidade e estão a viver em ambientes de negócios altamente regulamentados. Portanto, os mecanismos de controlo e monitorização necessários para avaliar e validar todas as transações, abrangente, para atender aos controlos e regulamentos. Contudo, o processo de auditoria operacional tradicional ocorre principalmente após a conclusão das transações, uma vez que não é viável auditá-las a tempo. Assim, torna possível inibir o risco associado à sua execução. Para muitas organizações existe um conjunto de riscos significativos de erros e fraudes e estes não são detetados atempadamente, resultando num impacto bastante nefasto para as organizações,[1] 




# Auditoria operacional, definição e características:
A auditoria operacional é uma das tarefas dos auditores internos nas empresas. No caso em que não haja auditores de uma empresa, este serviço pode ser prestado por gestores financeiros ou por auditores externos e empresas de consultoria. A auditoria funcional dos auditores independentes é, geralmente, designada por “consultoria administrativa”.[2]
A auditoria financeira envolve controlos internos para a estrutura financeira e, por outro lado, os controlos operacionais que envolvem os controlos financeiros e métricas de desempenho das operações dos ativos. Devido á sua utilização contemporânea, os controlos do sistema de informação também devem ser considerados como auditoria operacional.

A mensuração e a avaliação da eficiência operacional podem mudar de empresa para empresa, ou de um departamento para outro. A auditoria operacional é muitas vezes, considerada como subjetiva, pois para além dos auditores fornecerem a medição das realizações atuais, apresentam relatórios com sugestões para melhorar as realizações.[3]


É pertinente referir os conceitos de eficácia, eficiência e economia que são pontos fulcrais na descrição da auditoria operacional. Eficácia, significa alcançar um objetivo, eficiência corresponde à utilização eficiente de recursos para atingir esse mesmo objetivo. Por exemplo, a efetividade corresponde à produção e a eficiência, a produção com custo mínimo.[4]

Tendo em conta o desenvolvimento histórico da auditoria interna a partir de 1940, pode ser visto como o processo de desenvolvimento que passou da contabilidade à gestão operacional. Neste caso, a compreensão científica e de gestão do século passado teve um reforço dos mecanismos de controlo interno.


A atual crise financeira global e os sucessivos e conhecidos escândalos de algumas organizações, como Lehman Brothers, A-Tec, Madoff, Kaupthing Bank, WorldCom, Enron, Parmalat, e muitos outros, levaram a que exista uma forma de prever esses erros e fraudes. Assim, qualquer organização deve estar suficientemente preparada para sobreviver, independentemente do número de riscos a que está sujeito, mediante a implementação de um sistema adequado de Garantia Contínua, com o quadro legislativo e regulamentar aplicável. Esta garantia contínua poderá ser efetuada através da auditoria operacional.

# Objetivo e importância da auditoria operacional nas empresas:
A auditoria operacional representa uma ferramenta útil para a correção dos sistemas financeiros, além de examinar as demonstrações financeiras e determinar a validação dos princípios e regras da auditoria financeira, avalia a qualidade das decisões e apresenta as suas conclusões e recomendações para uma melhoria na gestão futura.[5]

Este tipo de auditoria pode ser realizado para a verificar se os registos contabilísticos foram adequadamente concebidos e mantidos para a disponibilização de informações e, verificar se o sistema de controlo interno foi concebido para alcançar uma melhor eficiência e funcionalidade.
A auditoria operacional pode ser melhor conduzida por um profissional que se preocupe com as operações diárias do negócio. A auditoria operacional diz respeito a todas as operações das atividades que envolvem o conhecimento de tecnologia, técnicas, compras, vendas, transporte, fabricação, qualidade, controlo, pesquisa e desenvolvimento, gestão financeira, armazenamento, pessoal. Apresenta por isso, uma abordagem multidisciplinar.[6]

# Fases do processo de auditoria operacional:
Os objetivos concretos e, o âmbito de uma auditoria operacional é variado. Em alguns casos, a auditoria pode ter como pretensão determinar se a motivação da autoridade orçamental justificou devidamente a utilização de fundos públicos. Um auditor pode querer considerar a função de aquisição como parte de uma auditoria de contas de uma determinada entidade pública, e identificar se esta funciona de forma eficiente, determinar se os procedimentos de contratos salvaguardam a concorrência ou trazem valor acrescentado para a empresa. Determina ainda, a existência de possíveis fraudes e a corrupção.[7]
As normas de auditoria requerem que esta seja adequadamente planeada, assegurar que seja realizada de uma forma eficaz e eficiente. O planeamento envolve um conjunto de questões que o auditor deve considerar para a estratégica de auditoria geral e plano de auditoria. Portanto, neste caso o resultado do planeamento do processo representa um plano escrito que estabelece a estratégica geral de auditoria e a natureza, extensão e trabalho de auditoria.[8]
O processo inicia-se com a obtenção do conhecimento suficiente da entidade, incluindo o seu controlo interno. Com este conhecimento, o auditor operacional é capaz de identificar os riscos de distorção relevante o cálculo da materialidade de planeamento.
Após a realização de todos estes procedimentos, o auditor pode desenvolver a estratégica geral de auditoria e o plano de auditoria detalhado, referido igualmente como o programa de auditoria operacional. Uma parte integrante do planeamento que não é referida em quaisquer padrões é a administração geral e, o agendamento dos membros da equipa, organização da viagem e hospedagem para a equipa de auditoria operacional e, se necessário, a comunicação com o cliente.
Se a auditoria não for adequadamente planeada, o auditor pode realizar uma auditoria ineficiente ou um relatório de auditoria.

O relato financeiro é definido segundo[9] como toda a informação fornecida pela empresa em prol de auxiliar os utilizadores na tomada de decisões sobre a afetação dos capitais à empresa. Segundo o autor, a informação financeira fornecida constitui-se pela informação obrigatória, como o relatório de gestão, balanço, demonstração de resultados e, a informação voluntária que inclui a informação previsional, política de gestão da empresa. A informação contida no relato financeiro pode ser de carácter quantitativo ou qualitativo.
Até ao final do século XIX, as demonstrações financeiras eram efetuadas pelos proprietários das empresas que desempenhavam o papel de auditores e de gerentes. Posteriormente, ocorreu a separação entre a posse de capital e a gestão, e como consequência, houve uma diferença entre o que elabora as demonstrações financeiras, o que fiscaliza o que gere a empresa e o que detém o capital da empresa. Assim, tendo em atenção esta separação, os acionistas ou investidores tiveram necessidade de contratar uma outra pessoa qualificada para relatar a situação financeira da empresa, de forma fidedigna, e desta forma emergiu a figura do auditor.[10]


É de salientar que somente com o surgimento da 4ª Diretiva é que a necessidade de um auditor se formalizou, sendo primeiramente, as sociedades anonimas e de responsabilidade limitada obrigadas, por lei para divulgarem a informação financeira auditada aos acionistas, de forma periódica.
Assim, o relato financeiro destina-se à consulta pelos acionistas e outros utilizadores autorizados e, devem ajustar-se a todas as necessidades e dar uma imagem fiel da empresa auxiliando para a tomada de decisão. No entanto, o relato apresenta-se de forma rígida, incapaz de adaptar a cada utilizador e, tem como desvantagem reportar um determinado período anterior, não sendo apresentado em tempo real, por esta razão foi importante a necessidade de existir um novo tipo de relato financeiro.[11]

Como referem,[12] o inquérito por questionário “se presta bem a uma utilização pedagógica pelo carácter muito preciso e formal da sua construção e da sua aplicação prática”. Para os autores, o questionário consiste numa série de perguntas relativas à situação social, profissional ou familiar, às opiniões, às atitudes em relação a opções ou questões humanas e sociais, às expectativas ou ainda sobre qualquer outro ponto que interesse os investigadores.
Na perspetiva de,[13] uma “técnica de construção de dados que mais se compatibiliza com a racionalidade instrumental e técnica que tem predominado nas ciências e na sociedade em geral”.

Os elementos constantes do relatório de revisão/auditoria são:

O relatório de revisão/auditoria deve ser emitido em papel normalizado que contenha, no mínimo, os seguintes elementos identificadores:

- Nome do ROC ou firma da SROC;
- Número de inscrição na lista dos ROC ou das SROC; e
- Domicílio profissional ou sede.

O relatório de revisão/auditoria deve conter os seguintes elementos básicos:
a) Título
b) Parágrafo de introdução;
c) Parágrafos sobre responsabilidades;
d) Parágrafos sobre o âmbito;
e) Parágrafo da opinião;
f) Data do relatório de revisão/auditoria; e
g) Assinatura e nome


O constituinte principal da auditoria é o relatório, pois representa o resultado das investigações, estudos e analises efetuadas durante todo o trabalho de campo e conclui por escrito a opinião sobre a área que foi auditada e das suas recomendações principais.[14]

O processo de elaboração dos relatórios de auditoria é complexo e delicado, é pois um documento que assinala as deficiências e falhas de controlos, sistemas e procedimentos de que são responsáveis. Estes relatórios incluem igualmente, as sugestões e recomendações de como eliminar as falhas e deficiências detetadas durante o processo de auditoria.[15]

A construção do questionário compreende três grandes etapas[16]: a formulação das perguntas, a redação das perguntas e a organização do questionário. Independentemente da forma como o questionário vai ser aplicado este deve possuir algumas qualidades gerais que, segundo[17] são:


  • Relevância e Exaustão: ajuda a fazer uma listagem de todos os assuntos e hipóteses de resposta, limitando-se em seguida ao essencial;
  • Aspetos como a dimensão, o tipo de papel, a numeração das questões, o aspeto visual, são importantes para o respondente e facilita de certa forma a disponibilidade para responder;
  • Questões que devem ser evitadas: as questões pessoais têm menor recetividade por parte do respondente;
  • Interesse e Importância: nem sempre o que interessa é importante para o investigador, o é para o respondente, por isso há que criar um mecanismo que atenue essa diferença;
  • Enviesamento: o investigador deve ter o máximo cuidado de forma a evitar o enviesamento, como tal deve seguir algumas regras básicas como: não divulgar a identidade dos funcionários, que encomendou o estudo; nenhuma pergunta deverá conduzir a resposta para direções diferentes; deverão ser introduzidos filtros; qualquer pergunta acerca do tamanho, quantidade, distância ou lapso de tempo deve ser sempre feita com referência a uma unidade de medida;
  • Perguntas Abertas ou Fechadas: escolher as que melhor se adaptam à questão e ao estudo ou então utilizar uma solução mista.

De igual modo, o auditor deve identificar as asserções relevantes nas DF. Esta fase é importante, pois o auditor tem que identificar o que se torna mais relevante nas DF, ou seja, todas as atividades de gestão que interessam e podem alterar as decisões dos utilizadores. Nesta fase, o auditor divide o trabalho em áreas e através destas, identifica as asserções mais relevantes.

Na fase de desenvolvimento de uma resposta ao risco avaliado, estratégica geral de auditoria e plano de auditoria, o auditor deve desenvolver e documentar as respostas ao risco avaliado, a auditoria geral, estratégica e o plano de auditoria detalhado. Estes fatores, envolve, a documentação das decisões sobre a natureza, extensão dos testes de auditoria. O auditor, compila os seus conhecimentos sobre os negócios do cliente, objetivos, estratégicas e riscos relacionados com os negócios e auditoria.

Os auditores asseguram que têm abordado os riscos identificados no processo de avaliação de riscos, documentando o vínculo com os objetivos de negócios do cliente e a estratégia de auditoria dos planos. A forma da documentação varia de empresa para firma.

Na fase de resposta ao risco avaliado, o auditor define quais os profissionais que devem estar afetos ao trabalho de campo, se será necessária a intervenção de profissionais mais especializados em determinados assuntos, como o cálculo atuarial ou avaliações de imóveis e, desenha o programa de auditoria. Este programa, indica as contas ou classes de transações com risco de distorção superior a risco mínimo e qual a natureza, extensão e tempestividade dos procedimentos de auditoria.[18]

A fase final do processo de auditoria operacional consiste em avaliar os resultados das provas de auditoria e escolher as opiniões de auditoria a emitir. O relatório do auditor é o principal produto ou resultado da auditoria. Assim como o relatório, o inspetor de construção comunica as conclusões do agrimensor a um potencial comprador, o relatório de auditoria comunica as conclusões do auditor aos usuários das demonstrações financeiras.

  1. Liliana Meira, A importância da auditoria operacional nas PME Portuguesas, Atlantico Business School
  2. (Selimoğlu, 1999: 196)
  3. (Güredin, 2006: 19)
  4. (Arens, Elder and Beasley, 2005:767)
  5. (Soh & Martinov-Bennie, 2011; Sarens & De Beelde, 2006).
  6. (Jha, 2013)
  7. (Jha, 2013)
  8. (Menezes, 2001)
  9. Menezes (2001)
  10. (Menezes, 2001)
  11. (Montanez, 2006)
  12. Quivy e Campenhoudt (2008, p. 186)
  13. Ferreira (1986, p. 167)
  14. Hevia, E., (2004), “La Auditoria Interna Y las Normas”, Revista de Auditoria Interna, nº 70, Octubre, pp. 10-13.
  15. Lajoso, P. Guilherme, (2005), “ A importância da Auditoria Interna para a Gestão de Topo”, Revista de Auditoria Interna, Nº19, Janeiro-Março, pp. 10-12
  16. (Moreira, 1994, p.166)
  17. Reis e colegas (1993, p. 69)
  18. (Pires, 2010)