Usuário(a):RicardoMendesJr /Gestão de projetos

Gestão de Projetos/Gerenciamento de Projetos

De acordo com o "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" - 2000 Edition, [Project Management Institute (PMI®) December 2000], Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender os requisitos do projeto. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos - Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento - e em nove Áreas de Conhecimento - Gerenciamento da Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projetos, Gerenciamento da Comunicação do Projeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto e Gerenciamento dos Fornecimentos de Bens e Serviços do Projeto.

A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem:

• Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto;
• Satisfação de diferentes interessados (stakeholders ) com diferentes necessidades e expectativas;
• Alcance dos requisitos estabelecidos.

Escopo

Na fase do planejamento do projeto, o gerente analisa o termo de abertura do projeto e verifica quais foram as justificativas para a elaboração do projeto, os resultados pretendidos pelo patrocinador e a declaração preliminar do escopo. A partir disso, ele seleciona as ferramentas e metodologias apropriadas e as tarefas a serem executadas no projeto. Todo o trabalho que precisa ser realizado para que o projeto possa ser cumprido é chamado de escopo do projeto.

A finalidade da declaração de escopo é documentar os objetivos, entregas e requisitos do projeto, de modo a usá-los como referências para decisões futuras. Objetivos são critérios quantificáveis para mensurar o êxito do projeto. Envolvem parâmetros de tempo, custo e qualidade. Entregas são produtos ou serviços necessários para finalizar uma fase ou um processo do projeto, de modo que o somatório das entregas constitua a totalização do projeto. Requisitos são características ou condições a que as entregas devem atender para finalizar a fase ou o próprio projeto. Sua descrição é fundamental para avaliar os processos de aceitação das entregas.

O patrocinador e demais interessados criam expectativas e aspirações com relação ao projeto. A descrição do escopo visa garantir que o resultado obtido corresponde ao esperado. Em outros dizeres, tendo em vista que o projeto consiste em empreender esforços (alocar recursos, por exemplo) para a consecução de um determinado objetivo, seria um desperdício se, após todo o trabalho, verificarem que o resultado é insatisfatório ou indesejado.

Nesse sentido, um ponto fundamental no detalhamento do escopo é dizer o que não é escopo do projeto. Desse modo, evita-se o trabalho desnecessário e não cria expectativas sobre algo que não constitui objetivo do projeto.

EAP

A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma ferramenta que auxilia no detalhamento do escopo do projeto. Trata-se de uma estrutura hierárquica que demonstra todos os trabalhos a serem realizados no projeto, ou seja, representa o escopo do projeto.

De acordo com o Project Management Body of Knowledge – PMBOK® Guide, a construção da EAP envolve cinco estágios. O conhecimento das principais entregas, sejam elas intermediárias ou final, e do que é necessário para realizá-las é o primeiro passo. A partir disso, deve-se fazer a organização do trabalho e identificar a estrutura da EAP: ela pode ser representada na forma gráfica ou em lista. No terceiro estágio, é realizada a decomposição dos níveis em componentes inferiores. O primeiro nível representa as fases do projeto ou as principais entregas. Cada uma poderá ser decomposta em níveis descendentes, cada qual representando entregas mais simples. O último nível de detalhamento é chamado de “pacote de trabalho”. A soma de todos os pacotes compõe 100% do projeto.O estágio subseqüente é o da identificação por código ou número de cada elemento da EAP, permitindo reconhecer a estrutura hierárquica dos elementos do projeto. Por fim, realiza-se a verificação e avaliação da decomposição. A entrega ou produto que não apareça na EAP, não é escopo do projeto. Exemplo de EAP:

Gerenciamento do Tempo

O Gerenciamento do Tempo ou Prazo em Projetos, que o PMBOK define como sendo “os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado”, normalmente tem destacada influência para o êxito dos projetos e, portanto, na grande maioria deles, demanda cuidados constantes de gestão, desde o planejamento até a entrega final. Assim, como não poderia deixar de ser, requer disciplina e controle eficiente, para permitir corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com prazos, objetivando impedir que se tornem graves e, muitas vezes, irreversíveis no decorrer da execução dos projetos.

Gerenciamento dos Custos

A área de Gerenciamento de Custos inclui os processos necessários para assegurar que o projeto possa ser executado dentro do orçamento aprovado. Tem como objetivo garantir que o capital disponível será suficiente para obter todos os recursos para se realizarem os trabalhos do projeto. O Gerenciamento de Custos do projeto considera as necessidades de informação das partes interessadas no projeto. Diferentes partes interessadas irão medir os custos do projeto de diferentes maneiras e em momentos diferentes.

Riscos

O projeto compreende um planejamento durante determinado período que objetiva um produto único, considerando-se restrições como custo e prazo. Os projetos apresentam riscos que podem comprometer a execução do mesmo. Portanto, a verificação, análise e administração dos riscos no âmbito da administração de projetos é fundamental.

Problemas Comuns

A observância de complicações dentro do projeto facilita a visualização dos riscos do projeto. Segue exemplos de problemas comumente enfrentados na administração de projetos

Necessidades e Objetivos Mal Definidos

A nebulosidade a respeito dos objetivos causam atrasos no projeto. Quando não há uma meta a ser alcançada o trabalho fica indefinido. Os objetivos de um projeto precisam ser claramente definidos para que as necessidades sejam entendidas corretamente e para que o gerente e a equipe do projeto não façam suposições incorretas sobre o produto.

Proposta Mal Feita

A má qualidade da proposta pode prejudicar a aceitação de uma boa ideia de produto e a realização de um projeto. Casos de propostas mal feitas: o gerente e a equipe do projeto julgam que não é necessário o esclarecimento das especificações do projeto às partes mais envolvidas; a elaboração da proposta não é encarada com a devida importância; dificuldade de expressão escrita, que impede a redação de um documento compreensível.

Falhas na Execução

Problemas comuns em falha na execução são: falta de mão-de-obra qualificada; a equipe negligencia os planos, escopo e termos de referência do projeto; os participantes são constantemente solicitados a se envolver com outros assuntos, não relacionados com o desenvolvimento do projeto.

Dificuldades do Gerente

A participação do gerente do projeto apresenta alguns riscos como: preocupação excessiva com os detalhes quando há necessidade de pensar no todo e vice-versa; desconsideração do fator humano; o gerente é deficiente como planejador, líder, organizador e controlador.

Administração dos Riscos do Projeto

Segundo Maximiano, o processo de administrar os riscos de um projeto consiste em antecipar a ocorrência de problemas, como base para o planejamento de respostas e monitorar e controlar a ocorrência de riscos durante a execução do projeto. Nessa gestão os principais itens são: identificação dos riscos, análise dos riscos e definição das ações para lidar com os riscos.

Identificação dos Riscos

A identificação dos riscos pode ser efetuada com o histórico de projetos passados que possuem escopo e produto semelhantes. A experiência evidencia os erros mais comuns. Compreende como outras formas utilizadas para identificar os riscos o mapa da gestão dos riscos do projeto (tabela que relaciona um risco a determinados atributos como probabilidade de ocorrência, impacto, causa, ação preventiva, entre outros) e o Diagrama de Ishikawa (Figura 1).

Figura 1 – Diagrama de Ishikawa (MAXIMIANO, 2009).

Analise dos Riscos

A análise dos riscos procura determinar o efeito que os riscos terão sobre o projeto. Considera-se para essa análise duas principais variáveis: a probabilidade de ocorrência e o impacto da concretização do problema. Com esses dados pode ser feito uma matriz para a classificação de riscos de projeto (Figura 2).

Figura 2 - Mapa da gestão dos riscos do projeto.

Planejamento das Respostas

São várias as respostas que podem ser tomadas para remediar os riscos de um projeto. Dentre estes, podemos destacar: prevenção, mitigação, transferência, aceitação, compartilhamento e previsão de reserva no orçamento. A prevenção se dá com a tomada de atitudes prévias que erradiquem as chances da ocorrência de determinado risco. A mitigação está relacionada com a matriz para a classificação de riscos de projetos (Figura 2). Esse processo consiste em reduzir os impactos dos riscos ou a probabilidade de suas ocorrências a um nível aceitável. A transferência consiste em transferir a responsabilidade do risco a outrem. Exemplo de transferência é a contratação de seguros ou ainda contratos onde um dos dois lados assumem os riscos do projeto. Aceitação ocorre quando o risco é conhecido e aceito pelo gerente do projeto e sua equipe. Esse caso é mais visto quando o produto do projeto é muito caro. Compartilhamento é a divisão das consequências dos riscos. Por exemplo, projetos de investimento e desenvolvimento de novos produtos podem ter seus custos e riscos compartilhados dentro de um consórcio de empresas. Previsão de reserva no orçamento é comumente utilizado. É guardar uma certa quantia de dinheiro por períodos para que a ocorrência de algum problema não cause tanto impacto.

Planos Alternativos

Conjunto de ações que deverão ser tomadas com a iminência de determinado risco, com o objetivo de amenizar as suas consequências. Medidas planejadas previamente que sejam tomadas para driblar a ocorrência de determinado risco

Impactos sobre Prazo e Custo

Medidas de gerenciamento do risco geralmente implicam aumentos de prazo e custo. Portanto, é necessário um monitoramento e controle que promovam a Atualização dos cronogramas e orçamentos sempre que necessário.

Referências

MAXIMIANO, A. C. A. Administração de projetos: como transformar ideias em resultados. São Paulo: Atlas, 2009.

http://www.planejamento.mp.pr.gov.br/modules/noticias/article.php?storyid=57

http://www.pmisp.org.br/institucional/pmi/gerenciamento-de-projetos

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409