Procedimento operacional padrão

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Procedimento Operacional Padrão (POP') é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma tarefa, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade.

O POP pode ser aplicado, por exemplo, numa empresa cujos colaboradores trabalhem em três turnos, sem que os trabalhadores desses turnos se encontrem e que, por isso, executem a mesma tarefa de modo diferente.

A maioria das empresas que empregam este tipo de formulário possui um Manual de Procedimentos que é originado a partir do fluxograma da organização.

O que é um POP?[editar | editar código-fonte]

Um aspecto importante de um sistema de qualidade é trabalhar de acordo com o Procedimento Operacionais Padrão (POPs). De fato, todo o processo, desde a amostragem até o arquivamento do resultado analítico, deve ser descrito por uma série contínua de POPs. Um POP pode ser definido da seguinte forma:

Um POP é uma instrução obrigatória. Se os desvios dessa instrução forem permitidos, as condições para isso devem ser documentadas, incluindo quem pode dar permissão para isso e qual o procedimento completo. O original deve permanecer em um local seguro enquanto as cópias de trabalho devem ser autenticadas com selos e assinaturas de pessoas autorizadas.

Várias categorias e tipos de POPs podem ser distinguidos. O nome “POP” pode nem sempre ser apropriado, por exemplo, a descrição de situações ou outros assuntos podem designar protocolos, instruções ou simplesmente formulários de registro mais adequados. Além disso, planilhas pertencentes a um procedimento analítico devem ser padronizadas (para evitar anotar leituras e cálculos em pedaços de papel).[1]

Uma série de tipos POP importantes são:

  • POPs fundamentais. Estes dão instruções sobre como fazer POPs das outras categorias.
  • POP metódicos. Estes descrevem um sistema completo de teste ou método de investigação.
  • POPs para precauções de segurança.
  • Procedimentos padrão para operar instrumentos, aparelhos e outros equipamentos.
  • POPs para métodos analíticos.
  • POPs para a preparação de reagentes.
  • POPs para recepção e registro de amostras.
  • POPs para garantia de qualidade.[2]
  • POPs para arquivamento e para lidar com reclamações.

Como começar um POP?[editar | editar código-fonte]

Como falamos acima, a iniciativa e o procedimento adicional para a preparação, implementação e gestão dos documentos, é um procedimento em si que deve ser descrito. Esse POP mestre deve, pelo menos, mencionar:

  • quem pode ou deve fazer qual tipo de POP;
  • a quem as propostas para um POP devem ser submetidas e quem confere o esboço;
  • o procedimento para aprovação;
  • quem decide a data de implementação e quem deve ser informado;
  • como as revisões podem ser feitas ou como um POP pode ser descontinuado.

Deve ser estabelecido e registrado quem é responsável pela distribuição, arquivamento e administração (por exemplo, do original e outras cópias) dos documentos. Finalmente, deve-se indicar com que frequência um POP válido deve ser avaliado periodicamente (geralmente 2 vezes ao ano) e por quem. Somente cópias oficialmente emitidas podem ser usadas, para o uso da instrução adequado estar garantido.

No caso de POP metódicos ou de aparelhos, o autor solicita a um ou mais colegas qualificados para testar o POP. Em caso de procedimentos de execução para investigações ou protocolos, o líder do projeto poderia fazer o teste. Nesta fase, a redação do POP está ajustada. Quando o teste é aprovado, o POP é submetido ao administrador do POP para aceitação. As revisões de POPs seguem o mesmo procedimento.[3]

Instruções de trabalho[editar | editar código-fonte]

Consideradas como o instrumento mais simples do rol das informações técnicas e gerenciais da área da qualidade, as Instruções de Trabalho – IT - também conhecidas como NOP (Norma Operacional Padrão) ou POP (Procedimento Operacional Padrão), têm uma importância capital dentro de qualquer processo funcional cujo objetivo básico é rastrear operações, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada (Colenghi, 2007).

Quando da elaboração de uma IT, mais importante do que a forma é essencial colocar todas as informações necessárias ao bom desempenho da tarefa, e não deve ser ignorado que a Instrução é um instrumento destinado a quem realmente vai executar a tarefa, ou seja, o operador. Preferencialmente, as IT deverão ser “elaboradas” pelos próprios operadores, executores de cada tarefa.

Itens
  • Procedimentos de segurança para realizar a atividade
  • A seleção e uso adequado de recursos e ferramentas
  • Condições para assegurar a repetição do desempenho dentro das variações previstas ao longo do tempo


Os principais passos para se elaborar um POP, são :

1. Nome do POP (nome da atividade/processo a ser trabalhado)
2. Objetivo do POP (A quê ele se destina, qual a razão da sua atual existência e importância)
3. Documentos de referência (Quais documentos poderão ser usados ou consultados quando alguém for usar ou seguir o POP ? Podem ser Manuais, outros POP’s, Códigos, etc)
4. Local de aplicação (Aonde se aplica aquele POP? Ambiente ou Setor ao qual o POP é destinado)
5. Siglas (Caso siglas sejam usadas no POP, dar a explicação de todas : DT = Diretor Técnico ; MQ = Manual da Qualidade, etc)
6. Descrição das etapas da tarefa com os executantes e responsáveis.

Há um detalhe muito importante. Executante é uma coisa, responsável é outra. Pode acontecer que o executante seja a mesma pessoa responsável, mas nem sempre isso acontece.

7. Se existir algum fluxograma relativo a essa tarefa, como um todo, ele pode ser agregado nessa etapa.
8. Informar o local de guarda do documento ; aonde ele vai ficar guardado e o responsável pela guarda e atualização.
9. Informar freqüência de atualização (Digamos, de 12 em 12 meses )
10. Informar em quais meios ele será guardado (Eletrônico ou computador ou em papel)
11. Gestor do POP (Quem o elaborou)
12. Responsável por ele.

Referências[editar | editar código-fonte]

  • COLENGHI, Vitor Mature. O&M e Qualidade Total: uma integração perfeita. Rio de Janeiro:Qualitymark. 1997.
  • Apostila – UNIFAE Centro Universitário – Antonio L. Conte
  • Apostila - UNIVALE - Universidade Vale do Rio Doce - Fernando Menezes Panta(Tecnologia em Sistemas de Telecomunicações).
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