Comunicação interna

Comunicação interna é a função responsável pela comunicação efetiva entre integrantes de uma organização. Setor relativamente jovem, a comunicação interna baseia-se nas teorias e práticas de profissões relacionadas, como jornalismo, relações públicas, marketing e recursos humanos, entre outras.

Definição

A Comunicação Interna engloba todas as práticas e processos comunicativos de uma determinada organização com o seu público interno (funcionários, colaboradores, acionistas). Sendo estabelecida de forma correta, além de resultados positivos nas áreas administrativa, mercadológica e econômica, consegue tornar o ambiente de trabalho mais harmonioso e agradável para todos que constituem a empresa. Criar um planejamento estratégico, padronizando seus veículos de Comunicação, a organização consegue passar informações importantes, de forma organizada, clara e objetiva para seu público interno, evitando o surgimento de suposições e comentários errôneos, deixando os funcionários seguros e motivados, estabelecendo uma imagem harmônica e clara que transmite confiabilidade e credibilidade.

Neste processo de reestruturação, são vários os recursos que a organização pode utilizar para que esta Comunicação Interna comece a funcionar trazendo resultados positivos com o passar do tempo, como: a criação de uma intranet única, a utilização de jornal mural e jornal interno, realizando pesquisas de satisfação e clima interno para tomar conhecimento da imagem que a organização possui na cabeça de seus colaboradores.

Os colaboradores de uma organização querem ter conhecimento dos negócios da empresa, das decisões que ela toma, da situação que ela se encontra. A falta de informação, de uma comunicação entre empresários e funcionários acaba gerando desmotivação e falta de comprometimento. Torna-se fundamental comunicar a missão da empresa, seus valores, metas e objetivos ao público interno, pois quanto maior for seu envolvimento com a organização, maior será o seu comprometimento.

Portanto, a Comunicação Interna compreende os procedimentos comunicacionais que ocorrem na Organização. Apoiando-se em ideais administrativos, “visa proporcionar meios de promover maior integração dentro da organização mediante o diálogo, a troca de informações, experiências e a participação de todos os níveis”(SCROFERNEKER, 2006, p. 47).

A Estrutura de uma Comunicação Interna

Identificar canais de comunicação interna adequados é uma tarefa cuidadosa e que exige um bom conhecimento da empresa, dos seus costumes, da sua cultura e do perfil dos empregados. Conhecer o público e saber como chegar a cada um é o ponto de saída e a garantia de sucesso de um programa de comunicação interna. O cuidado com a linguagem, com os meios é fundamental. Não se pode informar a todos da mesma maneira, com o mesmo linguajar e com os mesmo veículos, a não ser que a neste caso dê preferência para a linguagem simples e que todos tenham acesso ao veículo, que pode ser uma reunião coletiva ou um informativo impresso.

Hoje, devido a custos, muitas empresas estão escolhendo trabalhar a comunicação interna via Internet, Intranet. Quando todos, ou grande parcela, têm acesso tudo bem, isso funciona. Caso contrário, alternativas devem ser identificadas, como murais em locais estratégicos (refeitório, entrada da empresa, local do cafezinho, ônibus) e sistema de som.

Qualquer iniciativa de comunicação deve passar por planejamento, revisto e discutido por uma equipe que contemple várias áreas da empresa, desde que a área de comunicação e a de recursos humanos interajam e se comprometam com o processo. É muito comum apenas uma das áreas assumir, eximindo a outra da responsabilidade, mas chamando-a para o trabalho "braçal". Enquanto não houver integração nas próprias áreas, é ilusão acreditar que a comunicação interna vai fluir.

Como Estruturar a Comunicação Interna de uma Organização

A Organização que almeja resultados positivos e se preocupa com o futuro, precisa se preocupar primeiramente com a construção de uma Comunicação Interna eficaz. Para isto um plano de ação deve ser programado e executado. Podemos destacar os seguintes passos neste processo:

1) motivar os funcionários, mantendo-os sempre informados sobre as diretrizes e mudanças na estrutura organizacional da empresa.

2) direcionar as ações, estimular o cumprimento atingir metas.

3) estimular o desenvolvimento pessoal e a interação com outras áreas.

4) Preocupar com a forma que as mensagens são transmitidas. A comunicação deve ser clara, objetiva e, sobretudo transparente, que não dê margens a conotações e dúbios sentidos.

5) atuar sempre em parceria com a gestão da organização, bem como estimulando os funcionários a entendê-los e mostrar de como podem alavancá-los com seu trabalho.

6) despertar o sentimento de vitória, reconhecer as qualidades dos funcionários.

7) informar o cenário econômico e tecnológico em que a empresa está inserida.

8) passar uma imagem de que todos são capazes de superar às dificuldades e reverter à situação problemática.

A Comunicação Interna e sua importância

Para a maioria das empresas, a Comunicação Interna deixou de ser apenas uma forma alternativa de comunicar. Visto sua importância no ciclo de crescimento da empresa, agora é vista como área fundamental e suas atividades integradas ajudam a empresa em seu planejamento estratégico e êxito na conclusão de seus objetivos.

Alguns gestores acreditam que não necessitam da criação da área de Comunicação Interna, entretanto, não imaginam que seus resultados poderiam ser maiores com a profissionalização desta área.

Uma empresa com poucos colaboradores, independentemente de seu resultado e atividade, pode e deve estabelecer formalmente a Comunicação Interna.

Algumas organizações recém-criadas acreditam que os primeiros anos ainda são precoces para a implantação de um trabalho de Comunicação Interna. Essa é uma visão míope, pois nada melhor do que crescer cuidando de sua cultura organizacional desde a fundação da empresa. (CLEMEN, 2005, p. 45) Não podemos esquecer que as atividades de Comunicação Interna têm sempre que estar diretamente ligadas com o planejamento da empresa, tendo a visão clara do real interesse da empresa.

Para a autora Maria Alzira Pimenta (1999, p. 100), existem alguns objetivos que se destacam mais: Construção da imagem institucional da empresa, Adequação dos trabalhadores ao aumento da competição no mercado, atender as exigências dos consumidores mais conscientes de seus direitos, defender interesses junto ao governo e aos políticos e encaminhar questões sindicais e relacionadas à preservação do meio ambiente, visto que hoje com a grande oferta de produtos o consumidor pode escolher entre as empresas que além de oferecem melhores preços, utilizam materiais biodegradáveis, prestam assistência técnica, demonstram respeito aos direitos trabalhistas.

As empresas, em sua maioria, buscam na Comunicação Interna uma forma de suprir as necessidades dos cidadãos corporativos para poderem assim alcançar seus objetivos, que são: aumento dos lucros, melhor relacionamento entre os cidadãos corporativos, melhoria da imagem interna e externa da empresa entre outros objetivos que são fundamentais para o crescimento e desenvolvimento da empresa. As empresas que acham que seus resultados são gerados apenas pelos equipamentos de alta tecnologia estão completamente enganadas e direcionadas ao fracasso. Pois são as pessoas e sua interatividade, provocados pela Comunicação Interna, as principais responsáveis pelos resultados positivos de uma organização. Pode-se considerar que as pessoas, ou seja, os cidadãos corporativos são os principais responsáveis no êxito de quaisquer processos empresarial.

A Comunicação Interna, não deve ser usada para fazer com que os empregados aceitem sem mais contestações às decisões tomadas pelos presidentes e diretores da instituição, pelo contrário, o departamento de comunicação interna deve ouvir as decisões, ou melhor, ideias dos presidentes e passar isso de forma clara e objetiva para os demais funcionários, sendo totalmente imparcial em sua mensagem. Não podemos esquecer que em todas as empresas, sem nenhuma exceção, se não foram bem informadas pelas fontes certas, entram no chamado rádio peão, ou seja, comunicação informal. Este é o pior informante dos funcionários, uma simples decisão de conter gastos pode virar na imaginação dos funcionários e pelos burburinhos dos corredores, corte do quadro de funcionários, não pagamento de benefícios entre outras ideias mirabolantes causadas pela falta da comunicação clara e objetiva.

Cabe ao departamento de Comunicação Interna produzir a integração entre todos os departamentos, sendo assim as ideias irão girar com maior rapidez, as pessoas se sentirão mais motivadas, por percebem que não são apenas extensões das máquinas.

Como as publicações institucionais são voltadas apenas para o público interno, isso se torna um diferencial na empresa. As publicações organizacionais se propõem a combater o desconhecimento a respeito da empresa e promover a integração entre os públicos ligados a ela, ao mesmo tempo em que pretendem projetar a empresa para internamente assegurar a boa produtividade e externamente conseguir aumentar as vendas, e consequentemente, os lucros. Este é o objetivo finalista, pois as empresas conseguem atingir muitos outros objetivos intermediários com suas publicações. (REGO, 1986, p. 119).

Para muitos, o departamento de Comunicação Interna pode estar ligado à qualquer outro departamento, quase sempre na área de Recursos Humanos, as pessoas não conseguem enxergar a Comunicação Interna como um departamento independente, com sua equipe de trabalho especializada exatamente em transmitir as mensagens com o pensamento em apenas um público, o interno, e ainda poucos gestores de empresas têm a consciência de que o público interno é tão importante quanto o público externo.

Para CLEMEN (2005; 45), em vez de sistemas informais e amadores de Comunicação Interna, essas empresas poderiam realizar um trabalho direcionado e profissional de criação de valor para a marca da Organização, considerando o público interno como principal multiplicador e disseminador de sua imagem.

Os Instrumentos da Comunicação Interna

Jornal mural: este veículo, que deve se localizar em pontos estratégicos e de visibilidade dentro da organização pode ser descrito como um mural onde são dispostos os comunicados oficiais da instituição. Hoje, com o avanço da tecnologia, algumas empresas optam pelo mural eletrônico, que ao invés de se localizar no corredor, fica disponível na intranet.

Veículos impressos: Uma de suas funções é a de registrar os principais acontecimentos e eventos da instituição num determinado período. Apresentam diversas vantagens, como a publicação de entrevistas com membros da equipe ou alunos e artigos de especialistas da entidade. Os impressos podem se aprofundar mais em determinados assuntos e trazer imagens. É importante que tais veículos mantenham uma linha editorial e periodicidade fixas. Exemplo: House organs, revistas e mala direta.

Eventos: nesta categoria, destacam-se congressos, palestras, seminários, workshops, feiras e festas de confraternização. São muito eficazes por gerar visibilidade, trabalhar com a emoção e aproximar pessoas.

Painel eletrônico: único equipamento que pode ser visualizado mesmo sob intensa luz solar. Telão e vídeos convencionais não possuem a mesma capacidade de visualização.

Mídia eletrônica: aqui se destacam os portais, blogs, intranet, e-mails, chats e fóruns. As vantagens estão na velocidade com a qual se transmite a informação e no grande número de receptores. No entanto, não se deve substituir todos os impressos pela mídia eletrônica, tendo em vista que em alguns casos não são todas as pessoas que têm acesso ao computador e à internet na empresa.

Minidoor: são cartazes confeccionados em folhas individuais de outdoor. Por terem tamanho reduzido, podem ser utilizados para divulgação de campanhas internas da organização, projetos e parcerias.

Móbile marketing: torpedo SMS enviado via celular por meio de mailing preestabelecido. Além de auxiliar na comunicação interna, pode ser uma ferramenta de marketing direto. São funcionais em período de processos seletivos e outras divulgações especiais organização.

Rádio e TVs internos: esses veículos, que podem ser produzidos pelos próprios colaboradores e gestores da organização, além de integrar recursos potenciais como som e imagem, podem divulgar diariamente os eventos e expor os profissionais da instituição.

José Nilton

Referências Bibliográficas

• CARDOSO, Onésimo de Oliveira. Comunicação empresarial versus comunicação organizacional: novos desafios teóricos. 2005.

• KUNSH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo: Summus, 1995.

• PERES, Iara. O papel das agências na Comunicação Interna das empresas. In: NASSAR, Paulo, org. Comunicação interna: a força das empresas - Volume 2. São Paulo, ABERJE, 2005.

• PIMENTA, Maria Alzira. Comunicação Empresarial. São Paulo: Ed. Alínea, 1999.

• REGO, Francisco Gaudêncio Torquato. Comunicação empresarial, comunicação Institucional. São Paulo: Summus, 1986.

• REGO, Francisco Gaudêncio Torquato do. Jornalismo Empresarial. São Paulo: Summus, 1987.

• REGO, Francisco Gaudêncio Torquato. Comunicação empresarial, comunicação Institucional. São Paulo: Summus, 1997.

• SCROFERNEKER, Cleusa M. Andrade. Trajetórias teórico conceituais da Comunicação Organizacional. 2006. Disponível em <http://www.revistas.univerciencia.org/index.php/famecos/article/view/1110/832>