Secretário executivo

Secretária Executiva é um cargo administrativo.

Conceito

Secretária Executiva é um cargo administrativo. Costumava ser essa a definição: quem atendia o telefone e marcava reuniões. Esse é conceito ultrapassado da profissão. Atualmente o profissional da área pode ser considerado a peça chave na gestão departamental, fazendo com que as suas atribuições ultrapassem a rotina e se transforme em um elo entre o executivo e os demais colaboradores. Sempre versátil, formador de opinião, e detentor de informações que auxiliam na tomada decisões

Etimologia

Trata-se de uma palavra derivada do latim secernne, “separar-se” ou “ser diferente”. Originalmente, significa “a pessoa a quem são confiados os segredos e confidências de um superior”, podendo o local de trabalho (secretaria) ser traduzido como "lugar retirado" ou "conselho privado". Nos tempos antigos, secretarius era a pessoa que cuidava de assuntos e negócios confidenciais, normalmente para uma pessoa de grande poder como um rei ou o próprio Papa. De acordo com o significado que a própria raiz da palavra sugere, trata-se de profissionais que ocupam cargos de confiança e grande responsabilidade. Como as responsabilidades de uma secretária moderna ainda hoje incluem lidar com informação confidencial, o significado inicial ainda é verdadeiro.

Origem

A origem da profissão de Secretária Executiva vem dos antigos faraós, naquela época exercida apenas por homens, os chamados escribas. O principio histórico de várias profissões indica que tenham se originado com eles, mas em nenhuma delas esse indício é tão forte como na função de Secretária Executiva. Suas funções eram conhecidas por realizar atividades de grande expressão intelectual, principalmente a escrita, que na época era privilégios para poucos. Os escribas eram responsáveis também por assessorar, a mando dos regentes de guerra, a filosofia e política da época.

Nos tempos de Alexandre, O Grande o secretariado podia ser considerada uma profissão um pouco perigosa, pois além de arcar com os trabalhos de esforços intelectuais, eles tinham a obrigação de acompanhar os guerreiros na batalha e lutar juntamente, além de serem responsáveis por registrar as histórias das conquistas de Alexandre, O Grande. Na Idade Média os secretários se viram novamente com a obrigação de lidar com a espada, com o pergaminho e a pena (instrumento utilizado para escrever). Uma forma encontrada pelos secretários para amenizar esta situação foi adotar os hábito dos monges. Assim sendo em meados do século XIV cerca de 70% da classe secretarial originava-se dos monastérios, sendo boa parte dos secretários composta pelo sexo masculino. Entre as anos de 1400 – 1700 com a revolução e mercantilismo reaparecem as necessidade de se ter um secretário porem muito discretamente. Na revolução industrial de 1760 a nova estrutura empresarial exigiu as funções de assessoria administrativas, consolidando o papel do secretário função, esta exercida praticamente apenas por homens. Foi na 2ª Guerra Mundial com a necessidade de mão de obra pela falta de homens que as mulheres tomaram espaço no mercado de trabalho, até o século XX as mulheres exerciam papeis limitados com funções rotineiras e grosseiras. As mulheres começam a assumir os papeis de secretárias de uma forma mais feminina, consequentemente os homens se afastam da profissão de secretariado.

Evolução no Brasil

Nos anos 50 começa a aparecer a atuação da secretária na estrutura empresarial brasileira mas apenas executa algumas técnicas secretariais . Nos anos 60 mesmo com o inicio do treinamento gerencial as secretárias continuam a exercer tarefas simples. Porem aos anos 70 surge a primeira associação é apartir daí começam as mudanças significativas nesta profissão. O secretario começam a ser reconhecido como membros da gerencia , com participação ativa em determinadas situações.as associações começam a atuar no Brasil com o intuito de buscar uma nova imagem para a visão profissional Em 20/90/77 a lei 1421/77 instituiu o dia 30/06/77 como o Dia Nacional das Secretarias. Pelo aniversario de Lilian Scholles filha de Charles Schollers, inventor da máquina de escrever. Nos anos 80 foi aprovado o Código de Ética Profissional da Secretaria Brasileira. Foi também nos anos 80 que foi sancionada a lei que regulamenta a profissão de secretario. Com esta lei foi estabelecido os critérios para o exercício das profissões. A profissionalização faz com que o secretario tenha mais responsabilidades e exercer sua profissão buscando aprimoramento das habilidades. Hoje, no século XXI, o que prevalece no mercado é o sexo feminino, porém é possível encontrar homens nesta mesma profissão. Ter um secretário executivo nas organizações vem sendo pré requisito para o bom desenvolvimento empresarial.

Regulamentação no Brasil

Regulamentado pela lei 7.377 pelo DRT e possui um sindicato próprio [1], uma federação nacional [2] e um código de ética [3]. A Lei 7377, de 30/09/1985 vem para determinar a formação desejada e condicional para que se possa ser considerado profissional da área, também discorre sobre suas atribuições e sobre o direito assegurado de registro na antiga DRT - Delegacia Regional do Trabalho, atual SRTE-Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. No site do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) é possível encontrar todas as informações necessárias sobre qual e a documentação necessária para tal registro.

Descrição do Cargo

Assessorar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas, na tomada de decisões e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências. Atender clientes externos e internos; organizar eventos e viagens. Pode cuidar da agenda pessoal dos executivos. Atuação junto às áreas Financeira, Comercial, de Compras, Vendas, Marketing e Recursos Humanos.

Lei da Regulamentação da Profissão de Secretário Executivo

Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96 A Lei 7377, de 30/09/1985 determina a formação desejada e condicional para que seja considerado profissional da área, também discorre sobre suas atribuições e sobre o direito assegurado de registro na antiga DRT - Delegacia Regional do Trabalho, atual SRTE-Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. No MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) é possível encontrar todas as informações necessárias sobre qual e a documentação necessária para tal registro.

Formação necessária para ser Secretária

Para os profissionais que desejam se especializar nesta área, as opções de programas são diversas, passando por temas como gestão empresarial, negócios internacionais, métodos quantitativos, economia de empresas, operações logísticas, marketing e tecnologia, entre outros. Estudos voltados para o meio ambiente e para a administração universitária também se encaixam em alguns programas do país. São aceitos como alunos destes cursos os profissionais graduados em Administração de Empresas, Direito, Ciências Contábeis, Ciências Econômicas e Engenharia.

Formação Básica

As secretárias devem possuir formação técnica em Secretariado ou Graduação em Secretariado Executivo. É importante também ter sólidos conhecimentos da língua portuguesa e informática. Outro fator importante é o conhecimento em outros idiomas.

Formação Adicional

O profissional desta área poderá atualizar-se por meio dos cursos de Pós-graduação, como uma Pós-graduação em Secretariado Executivo

Empregabilidade

A profissão de secretariado vem crescendo cada vez mais no Brasil e internacionalmente. De acordo com uma pesquisa realizada pela ONU (Organização das Nações Unidas) a profissão é a terceira que mais cresce no mundo. Diferentes empresas, em sua maioria multinacionais, estão à procura destes profissionais por seu amplo campo de atuação, sua característica multifuncional e exigem a proficiência em ao menos dois ou três idiomas. De acordo com a Federação Nacional das secretárias e secretários (Fenassec) o salário de uma secretária executiva varia entre R$ 1.052 para formação em nível médio e R$ 7.000 para formação em nível superior, valor este pago pelas empresas de grande porte. Os profissionais de secretariado podem atuar tanto em empresas públicas ou privadas. Em geral, os estudantes conseguem ingressar na área antes mesmo de concluir a graduação. Trata-se de um mercado estável, pois exige confiança e discrição, reduzindo assim a rotatividade na área. De acordo com a CBO – Classificação Brasileira de Ocupações – existem mais de 500 nomenclaturas pelas quais uma secretária ou secretário pode estar registrado em sua carteira de trabalho. Além das atividades secretarias inerentes a função, este profissional pode atuar como autônomo, abrindo seu próprio negócio, seja como cerimonialista, gestor de eventos ou prestando consultoria na área secretarial. O bom desempenho destas atividades dependerá da formação obtida em nível superior e da grade curricular abordada no curso.

Formação no Brasil

No Brasil, de acordo com as informações do MEC (Ministério da Educação) – que podem ser consultadas através do portal e-mec - é possível encontrar, atualmente, mais de 160 instituições em todo o Brasil que oferecem o curso de secretariado (em atividade) nos diferentes estados. As modalidades são diversas, tanto para cursos presenciais e à distância, em grau tecnológico, de bacharelado e seqüencial. Dentre as universidades e institutos federais que oferecem o curso, podemos citar:

• Universidade Federal do Paraná;
• Universidade Federal do Amapá;
• Universidade Federal da Bahia;
• Universidade Federal do Ceará;
• Universidade Federal de Viçosa;
• Universidade Federal da Paraíba;
• Universidade Federal de Pernambuco;
• Universidade Federal de Santa Catarina;
• Universidade Federal de Sergipe;
• Universidade Federal de Roraima;
• Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Piauí;
• Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso.

Ver também

• Secretária executiva bilíngue
• Secretária executiva trilíngue

Bibliografia

• MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. São Paulo: Atlas, 2006.
• SABINO, Rosimeri F.;ROCHA, Fabio G. Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro: Brasport, 2004.
• Revista Excelência. FENASSEC. Trimestral.
• GUIMARÃES, Marcio Eustáquio. O Livro Azul da Secretária. Ed. Érica
• Nonato Junior, Raimundo. Epistemologia e Teoria do conhecimento em Secretariado Executivo: a fundação das ciências da assessoria. Fortaleza: Expressão Gráfica
• http://jornal.ofluminense.com.br/editorias/empregos-e-negocios/secretariado-executivo-em-desenvolvimento#.T5lTePnl6MI.

Ligações externas

• FENASSEC
• Ministério do Trabalho e Emprego
• O Perfil do Profissional de Secretariado
• Sindicato das Secretárias(os) do Estado de São Paulo
• Federação Nacional de Secretárias e Secretários
• Lei 7.377(Brasil)
• Lei 9.261 (Brasil)
• Descrição do Cargo de Secretária(Brasil)
• Super Secretária Executiva
• MEC
• Classificação Brasileira de Ocupações
• ISCEM - Gestor de Eventos
• [4]